Entscheidungen zwischen komplexen Varianten

Ein kleiner Beitrag, die komplexe Welt etwass einfacher zu machen: Was hilft bei der Entscheidung zwischen vielen Varianten?

Beispiel: Der Verband möchte mehr Videoschaltungen machen, um Zeit und Kosten zu sparen, die mit Meetings in Präsenz verbunden sind. Man braucht also Equipment. Ein kurzer Blick ins Internet, und der Entscheider ist vollkommen überwältigt: Unzählige Anbieter, Lösungen, Produkte, Varianten, teils abgestimmt auf MS Teams oder ein anderes System, teils nicht. Und dann gibt es ja noch die „Bordmittel“, also den Laptop mit der eingebauten Kamera.

Einen Marktüberblick kann man niemals erreichen, selbst als Profi nicht, denn der Markt entwickelt sich rasend schnell. Fragt man Kollegen, erhält man gute Ratschläge, aber keine klare Richtung. Der eigene EDV-Dienstleister hat auch eine Empfehlung, aber die ist teuer. Wie man es auch anstellt: Man muss sich entscheiden, und dann zu seiner Entscheidung stehen.

Keep it simple, stupid!

Wenn jede Entscheidung zu rechtfertigen ist und keine falsch, hilft es zunächst einmal die Komplexität drastisch zu vereinfachen: Wir bilden Pole.

• Welches ist die billigste Lösung? Vermutlich der Rückgriff auf vorhandenes.
• Welches ist die schnellste Lösung? Wenn man schon in ein paar Tagen ein hybrides Meeting organisieren muss, kann man vielleicht einen Techniker mitsamt Equipment für dieses eine Mal beauftragen?
• Welches ist die qualitativ beste Lösung? Was würde man also anschaffen, wenn Geld keine Rolle spielen würde?

Das sind die drei Pole des „magischen“ Dreiecks des Projektmanagements. (Wenn man ein Projekt abschließt, muss man sich für zwei Aspekte entscheiden: billig, schnell oder gut. Es geht niemals alles drei zusammen.)

Im Idealfall erhält man nun nur noch sechs Varianten: sehr billig, sehr gut, sehr schnell, billig/gut (aber langsam), billig/schnell (aber schlecht), gut/schnell (aber teuer).

Im konkreten Fall habe ich mich wie folgt entschieden: Im Büro, wo es auf die Lieferzeit eines Systems nicht ankam, habe ich mich zwischen den Polen „billig“ und „gut“ dafür entschieden, lediglich eine gute Kamera zu kaufen und das vorhandene Equipmant (Tischmikrofon, Bildschirm) weiter zu nutzen. Der Aufbau war kompliziert, aber das System war sehr kostengünstig. Bei größeren Meetings nutzen wir externes Know-how und Equipment. Das Ergebnis ist sehr teuer, aber jedesmal perfekt.

By the way

Was tun, wenn andere Aspekte wichtig sind, z. B. Flexibilität, Zukunftssicherheit oder andere vordefinierte Ziele? Wenn das Entscheidungsproblem mehr als drei Dimensionen hat, von denen nicht einmal klar ist, wie sie sich zueinander verhalten (also, ob es ein „magisches Dreieck“ gibt), so würde ich vorschlagen, die zusätzlichen Ziele auf die drei genannten zurückzuführen. Flexibilität kann beispielsweise als Ausprägung von Qualität angesehen werden.

Hilft das alles nicht, so muss man die verschiedenen Ziele anders „in den Griff kriegen“: Man kann eine Zielhierarchie bilden und schrittweise versuchen, Varianten auszuschließen. Oder man versucht Zielerreichungsgrade direkt gegeneinander abzubilden, etwa mit einer Checkliste oder Balanced Scorecard. Dann wird es kompliziert, und das wiederum wollte ich ja vermeiden. Denn nach meiner Erfahrung gibt es keine richtigen und falschen Entscheidungen, sondern nur solche, zu denen man steht und aus denen man das beste macht.